Офисный переезд: это не сложно
Переезд офиса — дело хлопотное, нужно упаковать всю оргтехнику, мебель, найти машину, переезд с опытом, разработать план, по которому перевезти важные документы в несколько этапов или в один день. Организовать этот процесс без помощи профессионалов довольно сложно. Вам нужно разобрать шкафы, расставить стулья, купить специальный контейнер, чтобы защитить ценные вещи от повреждений. Самый простой способ офисного переезда, это обратится к специалистам: https://sdelaipotolok.ru/interer/ofisnyj-pereezd/.
Для многих людей офис — это практически второй дом. Здесь проходит большая часть жизни человека. Работая долгое время на одном месте, каждый сотрудник постепенно накапливает внушительное количество вещей. Это могут быть не только бумаги, но и оргтехника, канцелярские принадлежности, личные вещи, сувениры и другие мелкие предметы. И если компании необходим комплексный офисный переезд, он должен быть организован максимально грамотно, быстро и эффективно. Важно, чтобы вы не просто переносили вещи с места на место. Вам также необходимо иметь возможность быстро все распаковать, положить на место и сразу же продолжить работу в обычном режиме. Каждый день, проведенный в пути, отнимает у компании клиентов, лишает ее возможности выполнять заказы и тем самым снижает доходы организации. Очень редко офисный переезд осуществляется самими сотрудниками без привлечения специалистов. Однако просто обратиться в мувинговую компанию недостаточно. К задаче офисного переезда следует подходить максимально грамотно и ответственно.
Если компания не маленькая и имеет большое количество сотрудников, стоит заранее подготовить план управления таким крупным мероприятием. Необходимо расставить приоритеты, определить бюджет, назначить ответственных сотрудников за все элементы, и самое главное — назначить координатора всего процесса переезда. Этот человек берет на себя контроль над выполнением основных и второстепенных задач. Обязательно проинформируйте своих клиентов о планируемом переезде в новый офис.
Следующий шаг — заключение договора с выбранной вами компанией по вывозу. Помимо погрузки и разгрузки мебели и ее транспортировки к месту назначения, договор может содержать дополнительные пункты. Например, разборка и сборка мебели, расстановка ее в новом помещении, подключение коммуникаций и стационарного оборудования, уборка помещения после переезда.
Составьте полный список имущества, связанного с переездом. Это обязательно нужно при привлечении профессионалов из компании по переездам и поможет избежать путаницы при самостоятельном переезде офиса. Избавьтесь от всех ненужных вещей — продайте их, положите на хранение или выбросьте. Нет смысла тратить деньги и время на перевозку ненужных вещей.
Подготовьте документацию, показывающую планировку будущего помещения, расположение рабочих мест сотрудников на новом месте, где именно будет установлена мебель и компьютеры в новом офисе. Это сэкономит вам много времени.
Купите все необходимые упаковочные материалы и картонные коробки в компании, осуществляющей вывоз. Упакуйте все свои личные вещи в коробки. Не забудьте наклеить на них наклейки. Дайте своим сотрудникам инструкции о том, как правильно это делать.
Отключите компьютеры и другое офисное оборудование. Это должен делать только специалист-системный администратор.
Составьте список всех людей, участвующих в переезде. Заранее подготовьте пропуска для всех, если они им понадобятся. Перечислите все транспортные средства, задействованные в переезде. Обеспечьте свободный доступ к зоне погрузки/разгрузки.
Все вещи при переезде следует разделить по одному правилу: сотрудник — этаж, на котором находится рабочее место — номер кабинета. Вам также следует определить приоритеты, что следует распаковать в первую очередь, а что можно распаковать позже. Все офисные вещи можно разделить на несколько категорий: документы, которые следует упаковывать целиком; мебель, которую следует разобрать и сложить в отдельные коробки; оргтехника; сейфы, перевозку которых следует доверять только профессионалам; растения, которые не следует ввозить вместе с громоздкими предметами.