Что надо знать об офисном переезде. Как правильно это сделать
Как правило, офисный переезд занимает место где-то между фильмом-катастрофой и сценой катастрофы. Беспорядочно сложенные коробки и мешки с вещами, оргтехника и мебель на тротуаре у машины, беспорядочно бегающие сотрудники с глазами, в которых не осталось ни одной мысли, они просто в состоянии шока.
Почти каждый видел нечто подобное, а некоторые счастливчики даже участвовали в процессе переезда. В результате у них складывается представление, что офисный переезд — это громоздкое и сложное дело. Однако, если обратится к специалистам компании https://www.pereezdov.kz/, офисный переезд для вас будет легким и удобным.
Подводные камни офисного переезда
Известная народная поговорка гласит: «Один ход равен двум пожарам». Это действительно так. Для обывателей переезд ассоциируется со стрессом и неудобствами, которые они устраняют по мере необходимости. Действительно, переезд из одной квартиры в другую — дело непростое. Но есть и хорошая новость: в течение достаточно длительного времени человек может спокойно разобрать свои вещи и расставить мебель. Никто не торопит его.
Офисный переезд — это совершенно другая категория переезда. Представьте себя на месте директора. Несколько лет обустроенной жизни, вся оргтехника расставлена по своим местам. Кипы бумаг складываются в архив или кладовку до лучших времен. Рабочие столы сотрудников заполнены различными рутинными делами. Это картина устоявшейся офисной жизни. Кроме того, клиенты заходят без предупреждения по привычке. И вдруг офис переезжает.
Переезд — это перерыв в офисной жизни. Смена места расположения офиса означает потерю некоторых клиентов. Из этого правила нет исключений. Правда, вы можете позвонить своим постоянным клиентам и сообщить им о смене места работы. Но это уже организационный вопрос. Самое главное — действовать быстро и наладить работу офиса в течение 24 часов. Как учили советские лозунги, главное — это планирование. Это в полной мере относится и к офисному переезду. Очень важно подготовиться к переезду заранее.
В идеале, как только у вас появились первые мысли о смене офисного пространства, вы можете начать сортировать архивы или старые документы. Опыт показывает, что эта работа отнимает львиную долю времени. Также важно определить, сколько времени есть в распоряжении для переезда. Лучше всего запланировать переезд на конец рабочей недели. В пятницу все клиенты уже готовятся к выходным, и обычно в последний день недели нет большого наплыва покупателей. Кроме того, приближающиеся выходные дни дают вам дополнительное время для расстановки мебели, подключения всей офисной техники и организации рабочих мест.
Перед переездом необходимо решить еще один важный вопрос: стоит ли прибегать к помощи специализированных компаний, занимающихся исключительно организацией переезда. Это напрямую зависит от количества сотрудников в вашей компании. Небольшие компании с числом сотрудников от 3 до 6 человек могут вполне успешно работать самостоятельно. Каждый сотрудник собирает рабочую документацию и упаковывает офисное оборудование. За этим процессом наблюдает старший сотрудник, назначенный директором. К моменту переезда вы можете управиться, упаковать все вещи и отправиться осваивать новый офис.
Для компаний с большим количеством сотрудников лучше всего воспользоваться помощью компании по вывозу. Эти компании организуют все виды переездов. Для того чтобы оценить объем работы и определить стоимость услуг, специалист компании выезжает на рабочее место — в офис. Во время осмотра специалист обязательно даст рекомендации о том, как лучше упаковать документы и книги. Затем вместе с директором или лицом, ответственным за переезд, специалист посетит новый головной офис компании.
Там специалист обычно дает ряд рекомендаций по расположению рабочих мест, документов и оргтехники. Компании, занимающиеся вывозом, имеют штат профессиональных грузчиков, а также собственные автомобили для осуществления переезда. После посещения вашего офиса и определения объема работ специалист определит, сколько водителей необходимо для переезда и какой тип автомобиля подойдет для перевозки всего имущества. Компании, занимающиеся вывозом, охотно идут навстречу клиентам и осуществляют офисные переезды как в выходные, так и в праздничные дни.
Это позволит вам более спокойно обустроиться на новом месте, привести в порядок комнаты, расставить мебель и распаковать документы. Грамотный специалист компании по переезду обязательно порекомендует директору провести офисный переезд в ночное время. Это лучший способ перемещения офиса. Ночью все городские дороги свободны, и на них нет пробок. Это позволяет движению транспорта в несколько раз быстрее, чем днем. Помимо удобства передвижения по дорогам в ночное время, есть еще одно преимущество. Это относится как к погрузке, так и к разгрузке. В ночное время грузчики могут спокойно пользоваться лифтами, не раздражая посетителей или офисных работников.
Специалисты мувинговой компании неторопливо расставляют привезенную мебель и подключают оборудование. Сотрудникам, которые приходят на работу утром, нужно будет только подготовить свои рабочие места. Чтобы избежать вопросов со стороны дорожной полиции по пути следования, автомобиль с документами и офисной мебелью должен сопровождаться лицом, ответственным за офисный переезд.
Как правильно упаковать оборудование
Здесь все очень просто. Каждому сотруднику выдается несколько картонных коробок. Работник упаковывает все офисное оборудование, которое он использует на своем рабочем месте. Обязательно подпишите, в какой коробке находится оборудование, а в какой — документы. Лучше всего маркировать коробки с офисным оборудованием надписью «Не опрокидывать».
Общие и архивные документы можно просто сложить в коробки, пронумеровав их по годам или номерам. Это делает либо человек, ответственный за архивирование, либо все сотрудники вместе. Если часть офисной мебели разбирается, все разобранные части упаковываются в коробки и подписываются. Это необходимо для того, чтобы не тратить время на поиск деталей после переезда. Особую осторожность следует соблюдать при перевозке офисной посуды и различных хрупких предметов. Все стеклянные и керамические изделия следует тщательно завернуть в бумагу и упаковать в коробки. При погрузке лучше всего держать эти ящики на виду. Их следует загружать в последнюю очередь. На коробках обязательно должно быть указано, что их нельзя опрокидывать или ронять. Здесь нет особой проблемы. Для офисных переездов обычно достаточно нескольких поездок на «Газели» или одной поездки на грузовике ЗИЛ — «Бычок».